Medlemsvillkor, stadgar och dataskyddsbeskrivning för Helsingfors universitets alumner rf

1. Föreningens namn och hemort

Föreningens namn är Helsingfors universitets alumner, på finska Helsingin yliopiston alumni. Föreningens hemort är Helsingfors stad. Föreningen är såväl finsk- som svenskspråkig.

2. Syfte och verksamhetsformer

Föreningens syfte är att upprätthålla kontakter mellan Helsingfors universitets alumner och mellan alumnerna och deras universitet, (att) understödja universitetets strävanden samt stärka den akademiska andan i Helsingfors. För att förverkliga sitt syfte arrangerar föreningen sammankomster och andra evenemang, informerar om universitetets verksamhet och målsättningar, delar ut stipendier samt fäster myndigheternas, beslutsfattarnas och allmänhetens uppmärksamhet vid universitetets verksamhet och utveckling genom förslag och initiativ. Till stöd för sin verksamhet kan föreningen motta donationer och testamenten, äga fast egendom som är nödvändig för verksamheten, anordna medelinsamlingar samt upprätta fonder och stiftelser.

3. Medlemmar i föreningen

Styrelsen har rätt att som ordinarie föreningsmedlem anta envar som studerat vid Helsingfors universitet. På särskilda grunder kan styrelsen även anta som medlem person som inte studerat vid Helsingfors universitet. Som understödsmedlem i föreningen kan styrelsen anta enskildperson, registrerat samfund eller annan juridisk person som önskar understödja föreningens verksamhet. Föreningen har rätt att utse hedersmedlemmar. Föreningens styrelse upprätthåller en medlemsförteckning. En medlem kan utträda ur föreningen genom skriftlig anmälan till föreningens styrelse eller dess ordförande eller genom att vid föreningens möte anmäla detta för anteckning i protokollet. Ordinarie medlem eller understödsmedlem som inte erlagt medlemsavgift för föregående kalenderår anses ha utträtt ur föreningen.

4. Medlemsavgift

Föreningens årsmöte fastställer årligen en medlemsavgift för ordinarie medlemmar och understödsmedlemmar. Medlemsavgiften kan också bestå av en engångsavgift, som berättigar till ständigt medlemskap. Av personer, vilka hör till samma hushåll, kan uppbäras en gemensam medlemsavgift. Hedersmedlemmar är befriade från medlemsavgift. Föreningens årsmöte kan fastställa de grunder enligt vilka styrelsen helt eller delvis kan befria ordinarie medlem från skyldighet att erlägga medlemsavgift. Grunder för befrielse är studier, värnplikt eller annan jämförbar orsak. Skyldighet att erlägga medlemsavgift kan nedsättas för ordinarie medlem som står i tjänste- eller därmed jämförbart förhållande till Helsingfors universitet.

5. Föreningens delegation

Delegationen följer med styrelsens skötsel av föreningens förvaltning och stöder styrelsens och universitetets verksamhet samt deras strategiska mål. Delegationen består av ordförande, 1:a och 2:a vice ordförande samt 20 medlemmar. Den ena vice ordföranden bör vara svenskspråkig. Årsmötet väljer föreningens ordförande, som ingår i delegationen, samt delegationsmedlemmarna för tre kalenderår i sänder. Ordförandena och delegationsmedlemmarna kan väljas för högst två på varandra följande perioder. Till föreningens ordförandes uppgifter hör att leda ordet vid delegationens sammanträden och vid föreningens årsmöte samt att representera föreningen. Ordförandena kan delta i föreningens styrelsemöten och i möten som utskott tillsatta av styrelsen håller.

6. Föreningens styrelse

Föreningens ärenden handhas av en styrelse bestående av tolv medlemmar som utses av årsmötet för en period om två kalenderår i sänder och vilka representerar olika områden. En styrelsemedlem kan väljas för högst två på varandra följande perioder. Styrelsen väljer inom sig en ordförande och en vice ordförande för ett kalenderår i sänder. Till sekreterare, kassör och övriga nödiga funktionärer kan styrelsen även utse lämpliga personer utanför sin krets. För skötseln av föreningens ärenden kan styrelsen inom sig tillsätta ett arbetsutskott bestående av 3-5 medlemmar. Styrelsen kan även tillsätta andra utskott enligt behov. Styrelsen sammanträder på ordförandes, eller vid förfall för denne, vice ordförandes kallelse eller när minst fyra styrelsemedlemmar så kräver. Styrelsen är beslutsför då minst hälften av medlemmarna, ordföranden eller vice ordföranden medräknade, är närvarande. Ärenden avgörs med enkel majoritet. Om rösterna faller jämnt avgör ordförandes mening, vid val avgör lotten.

7. Tecknande av föreningens namn

Föreningens namn tecknas av föreningens ordförande någondera av vice ordförandena, styrelsens ordförande eller vice ordförande i ett vart fall två tillsammans, eller en av dem tillsammans med alumnsekreteraren eller kassören. Styrelsen kan bevilja funktionär i föreningen rätt att ensam teckna föreningens namn.

8. Räkenskapsperiod och revision

Föreningens räkenskapsperiod är ett kalenderår.
Bokslutet jämte tillhörande handlingar samt styrelsens verksamhetsberättelse ska tillställas revisorerna senast tre veckor före det möte där bokslutet framläggs få godkännande.

9. Sammankallande av möte

Styrelsen sammankallar föreningen till möte. Möteskallelsen bör publiceras två veckor före mötet i minst en tidning eller tidskrift som föreningens årsmöte beslutat om.

10. Föreningens möte

Föreningens årsmöte hålles under oktober eller november månad.
Föreningen sammankallas till extraordinarie möte om föreningens möte så besluter, om styrelsen anser det nödvändigt eller om minst 1/10 av föreningens röstberättigade medlemmar så kräver för behandling av ett visst ärende. Ärende som föreningsmedlem önskar ta upp till behandling vid föreningens möte bör skriftligen anmälas till styrelsen minst fyra veckor före mötet. Vid föreningens möten har varje ordinarie medlem en röst. Heders- och understödsmedlemmar har närvaro- och yttranderätt vid möten men inte rösträtt.

11. Föreningens årsmöte

Följande ärenden behandlas vid föreningens årsmöte:
1. Föredragning av styrelsens verksamhetsberättelse
2. Föredragning av styrelsens bokslut och revisorernas berättelse
3. Fastställande av bokslut för föregående räkenskapsperiod
4. Beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen och övriga redovisningsskyldiga
5. Fastställande av verksamhetsplanen för följande år
6. Fastställande av ordförandenas och styrelsens ordförandes samt övriga
medlemmars arvoden
7. Fastställande av revisorernas arvoden
8. Fastställande av medlemsavgiften för följande år
9. Fastställande av budgeten för följande år
10. Val av föreningens ordförande och 1:a samt 2:a vice ordförande för dem
som står i tur att avgå
11. Val av medlemmar i föreningens delegation för dem som står i tur att avgå
12. Val av styrelsemedlemmar för dem som står i tur att avgå
13. Val av en revisor jämte en suppleant för denna för revision av
räkenskaperna och förvaltningen för följande kalenderår. Om revisorn är
ett revisionsföretag behöver denna inte en suppleant. Därtill väljer
föreningen en verksamhetsgranskare samt en suppleant för denna.
14. Övriga ärenden enligt möteskallelsen

12. Särskild beslutsordning

För beslut om stadgeändring, upplösning av föreningen, eller överföring av huvuddelen av föreningens egendom krävas att minst ¾ av de vid förenings möte avgivna rösterna understöder förslaget.

13. Disposition av egendom vid upplösning av föreningen

Om föreningen upplöses bör dess tillgångar överlåtas till Helsingfors universitet eller annat samfund som har rättsförmågan och som står föreningens ändamål nära, i enlighet med vad som bestäms i beslutet om föreningens upplösande, räkenskaperna och förvaltningen för följande kalenderår. Därtill väljer föreningen en verksamhetsgranskare samt en suppleant för denna.